Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления

Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

  • секретариат;
  • экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
  • подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
  • подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
  • подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
  • подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
  • отдел совершенствования делопроизводства;
  • копировально-множительное бюро;
  • протокольная группа;
  • редакционная группа;
  • приемная;
  • архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. 1

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

  • 1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
  • 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
  • 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
  • 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения. 2

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (представлено в таблице 1).

Таблица 1

Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота3

Объем документооборота, тыс. документов в год

Организационные формы службы ДОУ

менее 10

обычно один-два секретаря руководителя организации

от 10 до 25

служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)

от 25 до50

создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)

от 50 до 100

более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации

свыше 100

сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (представлены в таблице 2).

Таблица 2

Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления4

Наименования подразделения службы ДОУ

Выполняемые подразделением функции

секретариат

  • информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)
  • планирование рабочего дня руководителей
  • предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов
  • составление и оформление документов по заданиям руководителей
  • аналитическая работа по документам по заданию руководителя
  • организация телефонных переговоров руководителей
  • организация командировок и деловых встреч руководителей и др.

экспедиция

  • прием корреспонденции, поступающей в адрес организации
  • распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения
  • обработка отправляемых из организации документов

подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов

  • регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов
  • ведение информационно-справочной работы по документам организации
  • подготовка документов для представления на рассмотрение руководства
  • контроль за правильностью оформления документов
  • формирование дел
  • подготовка дел к передаче на хранение в архив организации

подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов

  • организация контроля за сроками исполнения документов
  • постановка документов на контроль
  • проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей
  • предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов
  • снятие документов с контроля
  • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов
  • подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан

  • регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)
  • подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством
  • направление обращений граждан на исполнение
  • контроль за сроками исполнения обращений граждан
  • отправка писем-ответов гражданам
  • обобщение результатов исполнения обращений граждан
  • формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан
  • подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан

подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов

  • перепечатка документов по заявкам подразделений и работников
  • считывание документов

отдел совершенствования делопроизводства

  • разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)
  • разработка и корректировка номенклатуры дел организации
  • консультирование работников организации по вопросам работы с документами
  • методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях
  • проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации
  • организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству
  • разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве
  • постановка задач автоматизации делопроизводства

копировально-множительное бюро

  • копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников

протокольная группа

  • разработка планов работы коллегиальных органов
  • оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа
  • подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)
  • ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов
  • рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам
  • оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов
  • контроль за исполнением решений коллегиальных органов
  • оформление выписок из протоколов и др.

редакционная группа

  • редактирование документов, издаваемых в организации
  • корректорская правка
  • подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

приемная
(может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан)

  • организация приема посетителей руководством организации
  • составление плана работы приемной
  • ведение учетной документации по личному приему граждан
  • организация исполнения документов, полученных при личном приеме
  • обобщение результатов приема посетителей
  • подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

архив (организации)

  • ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива
  • прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива
  • учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов
  • создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива
  • организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования
  • проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение
  • осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования
  • организация работы по составлению номенклатуры дел организации
  • оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами
  • участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления
  • участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления5

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду:

Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов:

  • норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;
  • норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;
  • норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;
  • норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);
  • норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

При расчете необходимой численности работников обычно сначала определяют общую годовую трудоемкость, которая вычисляется по следующей формуле:

  где То – общая годовая трудоемкость работ;
  Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;
  Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ.

При этом годовую трудоемкость нормируемых работ можно рассчитать следующими способами:

- через нормы времени:

  где Vi – объем работ i -го вида, выполняемый за год;
  Нврi – норма времени на выполнение i -й работы;

- через нормы выработки:

  где Н вырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:

  где Н ннj – трудоемкость ненормируемой j -й работы;
  V j – объем работы j -го вида, выполняемый за год.

После определения общей годовой трудоемкости работ можно определить численность персонала по следующей формуле:

  где Ч – численность персонала;
  Т о – общая годовая трудоемкость работ;
  Ф н  – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год (условно принимается равным 2000 часов или 259 рабочих дней 7 );
  К н  – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Данный коэффициент определяется по формуле:
 

Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени. 7

Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:

  • руководители;
  • специалисты;
  • другие служащие (или технические исполнители).

К категории руководителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

  • заведующий архивом;
  • заведующий канцелярией;
  • заведующий копировально-множительным бюро;
  • заведующая машинописным бюро;
  • заведующий экспедицией.

На практике в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром подготовки документов, заведующий отделом писем и др. Как правило, наименование должности руководителя зависит от структуры службы делопроизводства. По существующим нормам управляемости количество руководителей не должно превышать 20% от общего количества делопроизводственного персонала. 8

К категории специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

  • документовед;
  • инспектор по контролю за исполнением поручений.

На практике к категории специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории. 9

К категории технических исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

  • архивариус;
  • делопроизводитель;
  • машинистка;
  • секретарь-машинистка;
  • секретарь незрячего специалиста;
  • секретарь руководителя;
  • секретарь-стенографистка;
  • стенографистка;
  • экспедитор.

Подробное описание должностных обязанностей и требований к квалификации сотрудников службы ДОУ, занимающих вышеперечисленные должности, содержится в разделе "Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления".

Дополнительная информация:

_____
1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
2 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
3 Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.
4 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
5 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 1.3.
6 Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. – ЦБНТ. М, 2002.
7 Там же.
8 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
9 Там же.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.


На главную Написать письмо Карта сайта