Формирование дел

Содержание
Введение
Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов
Раздел 2. Системы документации
Раздел 3. Организация работы с документами
Часть 3.1.
Организация документооборота
Часть 3.2.
Оперативное хранение документо
в
Организация хранения документов Номенклатура дел Составление заголовков дел Установление сроков хранения дел. Типовые и ведомственные перечни документов и их значение Формирование дел Оформление обложки дел Оформление дел Экспертиза ценности документов Экспертная комиссия (Центральная экспертная комиссия) Составление и оформление архивных описей дел Порядок передачи дел в архив организации
Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления
Алфавитный указатель
Примеры оформления и унифицированные формы документов
Шаблоны документов
Правила составления текстов служебных документов
Словарь терминов в области делопроизводства
Нормативные документы

Раздел 3. Организация работы с документами
Часть 3.2. Оперативное хранение документов

Формирование дел

Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. 1

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. 2

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. 3

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой делопроизводства организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (ответственными лицами), так и службой делопроизводства организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива. 4

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
  • включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
  • группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
  • дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).5

Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.6

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.7

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. 8

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. 9

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

  • уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
  • приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
  • приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
  • поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
  • утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
  • документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
  • лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
  • предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
  • переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. 10

Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов. 11

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия. 12

Дополнительная информация:

_____
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 98.
2 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
3 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 3.5.
4 Там же. – Раздел 3.5.
5 Там же. – Раздел 3.5.
6 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 21.
7 Там же. – Приложение № 21.
8 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 3.5
9 Там же. – Раздел 3.5.
10 Там же. – Раздел 3.5.
11 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления:  2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
12 Там же.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.


На главную Написать письмо Карта сайта