Обработка исполненных и отправляемых документов

Содержание
Введение
Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов
Раздел 2. Системы документации
Раздел 3. Организация работы с документами
Часть 3.1.
Организация документооборота
Документооборот Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства Регистрация документов Организация движения документов внутри организации Контроль исполнения документов Формы контроля исполнения документов Сроки исполнения документов Информационно-справочная работа по документам организации Обработка исполненных и отправляемых документов
Часть 3.2.
Оперативное хранение документов
Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления
Алфавитный указатель
Примеры оформления и унифицированные формы документов
Шаблоны документов
Правила составления текстов служебных документов
Словарь терминов в области делопроизводства
Нормативные документы

Раздел 3. Организация работы с документами
Часть 3.1. Организация документооборота

Обработка исполненных и отправляемых документов

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы делопроизводства или секретарем.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

  • наличие подписи;
  • наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
  • наличие заголовка;
  • правильность адресования;
  • если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге – наличие адреса;
  • наличие отметки об исполнителе;
  • наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. 1

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. 2

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. 3

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой делопроизводства. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. 4

В последние годы с развитием передачи документов по электронным каналам связи (электронная почта, системы межведомственного электронного документооборота) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов  с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки, снижает расходы на переписку.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т.е. применения специальной программы электронной подписи с использованием ключей, выданных авторизованным удостоверяющим центром ("усиленной квалифицированной электронной подписи").

Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств. 5

Дополнительная информация:

_____
1 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
2 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.2.
3 Там же. – Раздел 3.1.2.
4 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.


На главную Написать письмо Карта сайта