Классификация деловых писем
Стилистические особенности писем
Языковые конструкции. Обращение и формула вежливости
Электронное деловое письмо как особый тип делового письма

Стилистические особенности деловых писем

Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания.

Специфическими чертами официально-делового стиля изложения являются:

  • подчеркнутая официальность и деловитость;
  • адресность (наличие отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем);
  • устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;
  • лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
  • максимально нейтральный тон изложения;
  • точность и ясность, исключающие непонимание или двоякое толкование содержания письма;
  • лаконичность изложения содержания.

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, так как это способствует установлению лучшего взаимопонимания между участниками переписки.

Опираясь на специфику стиля, можно выделить несколько рекомендаций при составлении писем:

  • Излагайте суть преимущественно простыми, короткими предложениями, старайтесь избегать причастных и деепричастных оборотов и других осложняющих конструкций.
  • Отдавайте предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.
  • Применяйте устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.
  • Употребляйте специальные термины в их общепринятом толковании и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым.
  • Исключите устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из диалектов. А также не следует употреблять недавно появившиеся выражения, профессиональный жаргон и т. п.
  • Излагайте суть спокойно, ровно и нейтрально. Проявление как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности или даже грубости, не допускается. В процессе изложения будьте умерены в просьбах, сдержаны в оценках событий, объективны при изложении фактов.
  • Не намекайте получателю письма на его мнимую невнимательность, используя в тексте письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...».
  • Не торопите адресата принять решение, употребляя в тексте письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы Вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
  • Не навязывайте адресату содержанием (или подтекстом) документа ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру».
  • Если Вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы невозможно, не начинайте письмо с констатации отказа – сначала изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к вопросу можно вернуться.
  • Проявляйте дипломатию в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение просьбы стоило Вам известного труда, в противном случае Вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее существенным проблемам.

На главную Написать письмо Карта сайта