Новости

Новости

20.06.2017

В журнале "Отечественные архивы". 2017. № 2 опубликована рецензия на монографию М.П. Бобылевой «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики» издательства "ТЕРМИКА"

Текст статьи:

Вопросы формирования и внедрения различных систем электронного документооборота бесспорно актуальны для действующих органов государственной власти, негосударственных предприятий и организаций, индивидуальных пользователей социальных услуг, оказываемых в электронном режиме. Их значимость для архивов государственных и общественных организаций, коммерческих и некоммерческих предприятий особенно очевидна. В этой связи монография канд. ист. наук М.П. Бобылевой, имеющей большой опыт в области научно-методического обеспечения и практической реализации современных информационно-технологических проектов, своевременна и полезна.

В основе замысла данной книги находится обоснованное представление о том, что продолжающееся в наше время активное совершенствование информационных технологий ставит перед каждой организацией, учреждением и предприятием задачу развития в русле научно-технического прогресса, требующего адаптации и внедрения получаемых достижений. Уровень такого развития, безусловно, служит объективным критерием качества управленческой деятельности, отражающегося на работе всех подразделений, в том числе архивных. Еще одним базовым положением автора монографии является утверждение о том, что задача внедрения и совершенствования электронного документооборота носит комплексный характер, проявляющийся в трех основных ракурсах.

Первый ракурс заключается в сложившейся междисциплинарности изучения данного объекта, которую автор демонстрирует как в рамках обзора документоведческой, юридической и информационно-технологической литературы во введении, так и на всем протяжении исследования, содержащего обращения к историческому и историографическому дискурсу избранной проблемы. Второй ракурс связан с попыткой выявления М.П. Бобылевой взаимосвязанных аспектов развития электронного документооборота – собственно документационный, информационно-технологический, организационно-управленческий и наименее разработанный коммуникационный. Необходимо подчеркнуть, что именно интеграция избранного объекта и предмета изучения в плоскость коммуникативных стратегий и форм управленческой деятельности в существенной мере обусловливает новизну и оригинальность методологического подхода в предпринятом исследовании. Третий ракурс, определяющий комплексность электронного документооборота в условиях развития информационного общества, заключается в выявлении и последовательном изучении внешней и внутренней форм развития документооборота. Следует согласиться с автором, утверждающим, что в условиях широкого распространения на современном этапе научно-технического прогресса открытых (общедоступных) информационных систем внешняя среда размещения и организации использования электронной документированной информации оказывается не менее значимой, чем внутренняя, остающаяся в закрытых рамках системы документационного обеспечения управления организации или учреждения. Данное наблюдение, имеющее глубокий практический смысл, должно стать стимулом к совершенствованию создаваемых информационных систем, в которых сосредоточены уже завершившие оперативную фазу своего жизненного цикла и переданные на архивное хранение документы.

Опираясь на тщательно анализируемые практики управленческой деятельности, а также на убеждения в комплексности применения информационных технологий на этапах делопроизводства и промежуточного – перед передачей электронных документов в государственные и ведомственные архивы или выделением их к уничтожению, М.П. Бобылева выдвигает значимые и во многом новаторские определения как документооборота в целом, так и его электронной формы. Под документооборотом она предлагает понимать «специфическую область коммуникации между организациями, их должностными лицами, а также между юридическими и физическими лицами в процессе функционирования управленческой системы» (С. 107). В том же контексте, связанном с организацией современных механизмов управленческой деятельности и внедрением в данной профессиональной сфере новых информационных технологий, автор рассматривает понятие электронного документооборота. Согласно ее разносторонне аргументированному определению, «электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними), а также их метаданными, с соблюдением требований к оформлению и удостоверению документов» (С. 248).

Обратим внимание на тот факт, что в условиях массовой трансформации современных источников документированной информации в электронную форму представляемая автором монографии концепция документооборота в полной мере может применяться не только к управленческим, но и к иным комплексам документов, создаваемых и вовлекаемых в систему социальных коммуникаций. С одной стороны, такая возможность обусловлена практической необходимостью расширенной трактовки понятия «информационный менеджмент», включающего в себя методы и применяемые механизмы управления всеми социально значимыми информационными процессами, с другой – очевидностью того факта, что процесс управления документами осуществляется во всех сферах человеческой деятельности и, следовательно, обращен на любые источники документированной информации, в том числе и на творческую аудиовизуальную продукцию.

Основываясь на изучении специфики электронных документов, М.П. Бобылева вносит существенный вклад в исследование фундаментальной проблемы организации жизненного цикла документа. В настоящее время эта проблема является в рамках теории документоведения и архивоведения одной из наиболее обсуждаемых. Предлагается как минимум четыре точки зрения на выявление и объяснение закономерностей жизненного цикла документа: историческая (связанная с эволюцией типов и видов документальных источников информация); коммуникативная (заключающаяся в выявлении адаптации формы и содержания документов к различным видам информационных отношений); синергетическая (связанная с ориентацией процессов и технологий документирования на фиксацию колебаний в социальных процессах) и управленческая (нацеленная на совершенствование механизмов административного регулирования различных сфер человеческой деятельности).

Автор монографии склоняется именно к четвертой, т.е. восприятию особенностей жизненного цикла документа, следуя сложившейся в отечественной историографии документоведения традиции максимального сближения в познавательной сфере процессов делопроизводства и управления документами. Такой подход обусловлен пристальным вниманием М.П. Бобылевой к особенностям информационного обеспечения управления, связанного с практиками внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота, развитием технологий электронного правительства и приоритетной для современной политической практики стратегией создания и расширения общедоступных информационных систем (например, системы оказания государственных услуг населению). На основании данного направления предпринятого исследования автор делает ряд обоснованных наблюдений, связанных с определением особенностей управления документами в рамках административных практик, тяготеющих к демократической или, напротив, авторитарной традиции регулирования социальных процессов. В частности, отмечая, что российские управленческие традиции связаны с «движением документов к исполнителям через руководителей, которые дают поручения по их исполнению», М.П. Бобылева указывает на то, что «в европейских традициях практикуется переписка между самими исполнителями непосредственно без централизованного контроля» (С. 127).

Не высказывая каких-либо собственных предпочтений в пользу российской или европейской традиции управления документами, автор монографии вполне четко показывает, что внедрение и эффективное развитие корпоративных систем электронного документооборота не может быть ориентировано только на свойственную практике государственного делопроизводства систему вертикальной адресации документов от руководства исполнителям и такую же систему последующего контроля документопотоков и исполнения документов. В условиях роста объема и видового состава управленческих документов, с одной стороны, и активного развития нуждающихся в совмещении сервисных информационных технологий, с другой, централизованная система управления документами неизбежно изнашивается, начинает внутренне разрушаться и оказывается чрезвычайно затратной и неэффективной.

Из проводимого в монографии анализа процессов организационно-технологического и социально-управленческого обеспечения работы с электронными документами вытекает углубленное исследование существующих в актуальном информационном пространстве систем электронного документооборота. Проходя через все структурные части книги, оно имеет очевидное практическое значение, поскольку автором обозначены и подробно описаны факторы, влияющие на развитие систем электронного документооборота; нормативно-методические и практические условия успешного функционирования этих систем; экономические аспекты их выбора и внедрения в организациях и учреждениях различных форм собственности. Особое внимание при этом вполне закономерно уделено корпоративным системам электронного документооборота, без применения которых невозможно представить гармоничное развитие внешних и внутренних процессов социального управления. Так, в заключительной части монографии (С. 291–293) приведены и подробно проанализированы нулевой, начальный, распространяющийся, продвинутый, стандартизированный и стратегический уровни внедрения корпоративных систем электронного документоборота.

Исследование М.П. Бобылевой – успешный пример масштабной научно-методической работы в области документоведения. В нем многочисленные наблюдения и практические рекомендации сочетаются с убедительно аргументированным мнением по теоретическим вопросам, одинаково значимым и для документоведческого, и для архивоведческого разделов единого научного знания о функциях, признаках и направлениях использования документов и систем документации в современном обществе. Помимо различных конкретных аспектов данное исследование свидетельствует о том, что при безусловно необходимом внимании к прикладным направлениям управления документами в данной предметной области для ее эффективного познания необходимо вести изыскания фундаментального характера с применением методов системного анализа и междисциплинарных подходов. Только в этом случае актуальные вопросы электронного документооборота привлекут специалистов, способных к инновационному развитию как сферы документационного обеспечения управления, так и неразрывно связанной с ней сферы архивных исследований.

Г.Н. ЛАНСКОЙ

Источник: http://www.rusarchives.ru/publikacii/otechestvennye-arhivy/2865/bobyleva-mp-upravlencheskiy-dokument...

все новости >


На главную Написать письмо Карта сайта